ClayFlow

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb von ClayFlow ist:

Andreas Mader
Brennerweg 4
63785 Obernburg
Deutschland
E-Mail: kontakt@clayflow.de

2. Allgemeines zu ClayFlow

ClayFlow ist eine Plattform zur Organisation und Durchführung von Schießsport-Turnieren. Sie unterstützt unter anderem die Verwaltung von Teilnehmern, Turnieranmeldungen, Startlisten, Rotten, Startzeiten, Ergebnissen, Finals und öffentlichen Ranglisten.

Soweit Vereine ClayFlow zur Verwaltung ihrer eigenen Teilnehmer und Turniere einsetzen, entscheiden die jeweiligen Vereine grundsätzlich über Zweck und Umfang der Verarbeitung dieser Turnierdaten. ClayFlow stellt hierfür die technische Plattform bereit.

3. Vereinsanfragen

Über das Formular „Verein anmelden“ können Vereine eine unverbindliche Anfrage zur Nutzung von ClayFlow stellen.

Dabei können insbesondere Vereinsname, Name des Ansprechpartners, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ort, Disziplinen sowie freiwillige Angaben im Nachrichtenfeld verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Archivierte Vereinsanfragen werden grundsätzlich 90 Tage nach der letzten Bearbeitung automatisiert gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere erforderliche Gründe einer Löschung entgegenstehen.

4. Benutzerkonten

Für die Nutzung geschützter Bereiche werden Benutzerkonten eingerichtet. Dabei können insbesondere E-Mail-Adresse, Anzeigename, Benutzerrolle, Kontostatus und Zeitpunkt der letzten Anmeldung verarbeitet werden.

Diese Daten werden zur Bereitstellung und Verwaltung des Benutzerkontos sowie zur Zugriffskontrolle verarbeitet.

5. Teilnehmer- und Turnierdaten

Im Rahmen der Turnierverwaltung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Die Verarbeitung erfolgt zur Organisation, Durchführung und Auswertung von Turnieren sowie zur Verwaltung der Teilnehmer.

Soweit ein Verein ClayFlow für eigene Turniere nutzt, ist für diese Teilnehmer- und Turnierdaten grundsätzlich der jeweilige Verein datenschutzrechtlicher Ansprechpartner. ClayFlow verarbeitet diese Daten im Rahmen der technischen Bereitstellung der Plattform.

6. Geburtsdatum und Klasseneinteilung

Soweit für Turniere Altersklassen, Wertungsklassen oder andere altersabhängige Einteilungen erforderlich sind, kann das Geburtsdatum eines Teilnehmers verarbeitet werden.

Das Geburtsdatum wird nicht allein zu Werbe- oder Marketingzwecken verarbeitet.

7. Öffentliche Turnierinformationen und Ergebnisse

Veranstaltende Vereine können festlegen, welche Turnierinformationen öffentlich bereitgestellt werden. Dazu können insbesondere Startlisten, Rottenlisten, Startzeiten, Live-Ergebnisse und Ergebnislisten gehören.

Dabei können Name, Verein, Klasse, Startnummer, Rotte und Wettkampfergebnisse öffentlich angezeigt werden.

Ob und in welchem Umfang solche Informationen veröffentlicht werden, wird durch den jeweils veranstaltenden Verein festgelegt.

8. Technische Zugriffsdaten und Server-Logfiles

Beim Aufruf von ClayFlow werden technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer und technische Statusinformationen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht im sicheren, stabilen und missbrauchsgeschützten Betrieb von ClayFlow sowie in der Fehleranalyse.

Webserver-Protokolle werden grundsätzlich für etwa 14 Tage vorgehalten und anschließend im Rahmen der automatischen Logrotation gelöscht.

9. Cookies und Sitzungen

ClayFlow verwendet technisch notwendige Cookies, insbesondere zur Verwaltung angemeldeter Sitzungen und zur Bereitstellung geschützter Funktionen.

Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies werden derzeit nicht eingesetzt.

10. Hosting und technische Dienstleister

ClayFlow wird auf einem Server in Deutschland betrieben. Das Hosting erfolgt bei:

IONOS SE
Elgendorfer Str. 57
56410 Montabaur

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, werden die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

11. Datensicherungen

Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit der Plattform werden regelmäßig Datenbank- und Systemdatensicherungen erstellt.

Reguläre Datensicherungen werden automatisiert nur für einen begrenzten Zeitraum vorgehalten und grundsätzlich nach etwa 14 bis 15 Tagen gelöscht.

Daten, die im laufenden System bereits gelöscht wurden, können während dieses begrenzten Zeitraums noch in einer Datensicherung enthalten sein. Datensicherungen dienen ausschließlich der Wiederherstellung nach technischen Störungen oder Datenverlust.

12. Technische Zwischenstände und Snapshots

ClayFlow erstellt für bestimmte Funktionen technische Zwischenstände und Sicherungspunkte.

13. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für einzelne technische Daten gelten insbesondere die in dieser Datenschutzerklärung genannten Löschfristen.

Teilnehmer- und Turnierdaten werden entsprechend den Anforderungen des jeweiligen veranstaltenden Vereins verwaltet und gelöscht, soweit keine gesetzlichen oder organisatorisch erforderlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

14. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur solchen Stellen zugänglich gemacht, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Dazu können insbesondere der veranstaltende Verein, berechtigte Benutzer von ClayFlow sowie technische Dienstleister gehören.

Bei aktivierter öffentlicher Veröffentlichung können die dafür freigegebenen Turnierinformationen von Internetnutzern eingesehen werden.

15. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

Bei Daten, die im Auftrag eines Vereins innerhalb eines Turniers verarbeitet werden, sollte sich die betroffene Person zunächst an den jeweiligen veranstaltenden Verein wenden. Anfragen können auch an ClayFlow weitergeleitet werden.

16. Widerspruch

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, besteht unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Widerspruch gegen diese Verarbeitung.

17. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

18. Kontakt zum Datenschutz

Fragen zum Datenschutz können per E-Mail gerichtet werden an: kontakt@clayflow.de

19. Stand der Datenschutzerklärung

Stand: August 2026